Организація конференцій

ОРГАНІЗАЦІЯ КОНФЕРЕНЦІЙ В ОДЕСІ

Конференція – невід'ємна частина корпоративного життя кожної ділової людини.

Проведення конференцій забезпечує:

- презентацію інновацій, знайомство цільової аудиторії з нововведеннями у професійній сфері;
- інформування громадськості про інновації та досягнуті результати;

- спілкування з колегами та партнерами.

Якщо Ви думаєте, як провести конференцію найкращим способом, ми та наша команда менеджерів рада надати повний спектр послуг та надати кваліфіковану допомогу з усіх організаційних питань проведення конференції. Ви можете заповнити БРИФ (10 хв).
Для зв'язку з нами заповніть коротку заявку, і наші менеджери зв'яжуться з Вами найближчим часом. Наші телефонні лінії також є відкритими для Ваших телефонних дзвінків. Контакти.

Попередньо ознайомитися з пропонованими послугами можна за посиланнями:

• • Локації для розміщення приїжджих та для проведення конференції;
  • Тут Ви можете вибрати необхідне технічне обладнання;
  • Тут розміщена інформація щодо організації харчування учасників конференції;
  • Варіанти проведення дозвілля учасників конференції розгляньте за посилання.

Обов'язково ознайомтеся з невід'ємними складовими організації конференції будь-якого масштабу в статті нижче. Увага!

ПЛАНУВАННЯ

До початку здійснення задуманого, необхідне ретельне планування. Масштаб конференції залежатиме від цілей, яких Ви хочете досягти і від кількості людей, які запрошуються на захід.

У разі конференції-презентації, яка займе часу не більше години, ретельне планування не потрібне.

Порахуйте загальний час, необхідне презентації доповідей всіх бажаючих. У випадку, якщо цей час виявиться меншим за 6 годин, деяким учасникам може здатися безглуздим долати багато кілометрів за кілька годин. Проводячи підрахунки часу, який триватимуть усі етапи конференції, увімкніть:

-тривалість самої конференції;

- перерви між доповідями;

- час реєстрації учасників;

- живе спілкування учасників між собою.

У разі якщо загальний час склав більше 6-8 годин, краще розділити конференцію на кілька днів, що включає організацію проживання, харчування, культурне проведення часу, відпочинок. Для організації подібного заходу радимо Вам зібрати робочі групи та розділити обов'язки, при цьому призначити координатора, який буде в курсі будь-яких змін в організації.

На кожен пункт плану проведення конференції придумайте додаткове вирішення непередбачених ситуацій.

ПРОЖИВАННЯ

Місце проживання запрошених учасників безпосередньо залежить від місця проведення конференції: Вам вдасться зберегти фінансові витрати на переміщення та доставку учасників, якщо місце проживання та місце проведення будуть в безпосередній близькості або навіть в одному будинку.

Призначте робочу групу, відповідальну за розміщення учасників, в її обов'язки входить:

- вибір місця проживання;

-обробка побажань місця проживання від деяких учасників;

- бронювання номерів;

- забезпечення додаткових місць у разі непередбачених ситуацій;

- надання списків готелям, що заїжджають;

- підтвердження заселення з адміністраторами готелів щодо кількості учасників та терміну проживання за 2 тижні до початку конференції.

МІСЦЕ ПРОВЕДЕННЯ КОНФЕРЕНЦІЇ

Найкращим варіантом місця проведення конференції є конференц-зал готелю, в якому розміщуються Ваші гості. Але місткість зали повинна максимально відповідати кількості учасників, тому якщо передбачувана кількість учасників становить 100 осіб, немає сенсу орендувати зал з місткістю 500.

Перевагою проведення ділового заходу в конференц-залі готелю,
є поєднання трьох основних місць в одному будинку: номерів учасників, конференц-залу та ресторану. Також спрощується організація кава-брейків.

Для вибору місця проведення конференції потрібно врахувати:

- місткість залу;

-доступне технічне обладнання та його відповідність вимогам;

- можливість підключення додаткового обладнання або використання свого;

- розташування та його інфраструктура.

РЕЄСТРАЦІЯ

Залежно від масштабів конференції складаються списки слухачів та доповідачів відповідно до прийнятих онлайн заявок на участь. Пропуск на захід проводиться відповідно до наявності запрошення квитка або купленого квитка в касах.
Реєстрація та оплата внесків також відбувається у день конференції незадовго до її початку біля столу реєстратора. Там, хто бажає взяти участь у конференції в ролі слухачів, пропонують заповнити реєстраційний талон і отримати позначку, що підтверджує пройдену процедуру реєстрації.

Доповідачам, відповідно до списків на окремих столах реєстрації видають, при необхідності, бейдж доповідача.

ЛОГІСТИКА

Завдання цієї групи полягає в підтримці процесу постачання, а саме: забезпечення перевезень, надання інвентарю (папір, ручки тощо).
Також дана група відповідає за зустріч учасників конференції у місцях їх прибуття та доставки в готель. Рекомендується орендувати автобуси для комфортного пересування по місту та, щоб уникнути труднощів.

Під час конференції ця група також відповідає за організацію кави брейків: постачає освіжувальні напої та легкі закуски для учасників.

ДРУКОВА ПРОДУКЦІЯ

До початку конференції подбайте про роздавальний матеріал кожному з учасників, а саме:

- бейджі під час реєстрації;
- список усіх учасників, за необхідності;

- програма конференції;

- примітки для доповідачів;

- ручки та блокноти;

- запрошення на вечерю та ін. матеріали відповідно до вашої програми.

Підготуйте опитування для роздачі та заповнення учасникам, які необхідно зібрати по завершенню заходу. Також заздалегідь підготуйте сертифікати (схвалені авторитетною асоціацією), які б підтверджували участь у Вашому заході.

ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

Якщо зал, вибраний Вами вже оснащений усім необхідним обладнанням, обов'язково перевірте все технічне забезпечення на відповідність його вимогам.

У день конференції проконтролюйте монтаж та перевірте справну роботу всього обладнання знову.

Подбайте про комплект запасного обладнання у разі виникнення збоїв у роботі.

У завдання команди, відповідальної за роботу обладнання, також входить надання стендів (не забудьте про маркери!) та стійки необхідних учасникам для виступів.

Ми надаємо послуги технічного обладнання та обслуговування залів, вибраних Вами для проведення заходу.

ХАРЧУВАННЯ

У випадку, якщо конференція триває кілька днів, необхідно зібрати додаткову групу відповідальну за харчування учасників.В її завдання входить:

- планування меню на всі дні конференції;

- планування банкетного меню, у разі передбаченої розважальної програми;

- вибір місць харчування;

- облік побажань учасників.

На останній пункт варто звернути особливу увагу. Серед ваших учасників можуть опинитися люди, які дотримуються певної дієти, алергіки або просто вегетаріанці. Вирішення подібного завдання на місці може викликати деякі труднощі та затримки, тому рекомендуємо включити пункт преференцій харчування в анкету заявки на участь.

КУЛЬТУРНИЙ ЧАС ПРОВОДЖЕННЯ

Подбайте про поїздки та екскурсії пов'язані та не пов'язані з темою конференції. Для делегатів, які прибули до Вашого міста вперше, історичні екскурсії будуть особливо цікаві. поїздки на цікаві для учасників заводи та місця виробництва, якщо це можливо.

Продумайте запасний варіант у разі негоди.

РОЗВАЖАЛЬНІ ЗАХОДИ

Організований банкет може стати урочистим завершенням конференції.< /span>

Для організації цього етапу конференції можна призначити окрему відповідальну групу або доручити виконання групі, відповідальної за харчування.

Завдання групи:

- Вибір локації. Місце має бути достатньо для всіх учасників, а також для проведення шоу-програми.
Подбайте про зручності місць загального користування (достатня кількість місць для куріння та санітарних вузлів);

- Планування меню з урахуванням преференцій учасників.

- Прикраса бенкетного залу.

- Планування розважальної програми Підбір та замовлення артистів, провідних, фото/відео операторів.

- Підготовка фінального акорду. Це може бути великий святковий торт або піротехнічне шоу.

Ми раді надати Вам будь-які послуги в організації розважальної частини заходу.

МІЖНАРОДНІ КОНФЕРЕНЦІЇ

Кілька порад щодо організації міжнародних конференцій:

1. Основна мова якою буде проходити конференція. Це мова,
   на якому говоритиме голова та найбільш значущі виступаючі. Підібрати правильний склад перекладачів допоможе аналіз масштабу використання другорядних мов.
2. Види усного перекладу. Залежно від масштабу конференції
   використовують два види усного перекладу: синхронний переклад (для конференцій з великою кількістю учасників, яким необхідний переклад) та нашіптування; послідовний переклад використовується на конференціях не часто.

Для проведення синхронного перекладу необхідне спеціальне обладнання, без якого переклад неможливий (кабінка перекладача синхроніста, навушники з каналами, що перемикаються, і мікрофон). Кількість кабінок для перекладу залежить від кількості мовних пар (російська-англійська, російська-німецька і т.д.). У кожній кабінці однієї мовної має бути два перекладача.

При нашіптуванні перекладач сидить поруч із особою, яка потребує перекладу і робить переклад її рідною мовою.

3. Інформування перекладачів. Робота в режимі конференції є надзвичайно складною для перекладачів. Необхідно надати всю потрібну інформацію для перекладу, а це:

- порядок денний;

- інформація про компанії, що беруть участь;

- дані про учасників конференції (хоч би основних);

- список термінів, абревіатур та скорочень;
- матеріали, які будуть розглядатися на конференції.

4. У день проведення конференції розкажіть усім учасникам, як користуватися обладнанням (навушниками, мікрофонами).

Ми дуже раді, якщо ця стаття виявилася Вам корисною! Професійні організатори нашого event-агентства “Переполох” у місті Одесі будуть не менш раді допомогти Вам у наданні послуг при організації та проведенні конференції будь-якого масштабу. Ми та наша творча команда подбає про те, щоб Ви всім залишилися задоволені.