Организация конференции

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФЕРЕНЦИЙ В ОДЕССЕ

Конференция – является неотъемлемой частью корпоративной жизни каждого делового человека.

Проведение конференций обеспечивает:

- презентацию инноваций, знакомство целевой аудитории с новшествами в профессиональной сфере;

- информирование общественности об инновациях и достигнутых результатов;

- общение с коллегами и партнерами.

Если Вы думаете, как провести конференцию наилучшим способом, мы и наша команда менеджеров рада предоставить полный спектр услуг и оказать квалифицированную помощь по всем организационным вопросам проведения конференции. Вы можете заполнить БРИФ (10 мин).

Для связи с нами, заполните короткую заявку, и наши менеджеры свяжутся с Вами в ближайшее время. Наши телефонные линии также открыты для Ваших телефонных звонков. Контакты.

Предварительно ознакомиться с предлагаемыми услугами можно по ссылкам:

• Локации для размещения приезжих и для проведения конференции;
• Здесь Вы можете выбрать необходимое техническое оборудование;
• Здесь размещена информация по организации питания участников конференции;
• Варианты проведения досуга участников конференции рассмотрите по ссылке.

Обязательно ознакомьтесь с неотъемлемыми составляющими организации конференции любого масштаба в статье ниже. Внимание! В статью включены исключительно организационные моменты проведения конференции, такие вопросы как: спонсорство, реклама, принятие заявок на участие, - в статье не освещены!

ПЛАНИРОВАНИЕ

До начала осуществления задуманного, необходимо тщательное планирование. Масштаб конференции будет зависеть от целей, которых Вы хотите достичь и от количества людей, приглашаемых на мероприятие.

В случае конференции-презентации, которая займет времени не больше часа, тщательное планирование не требуется.

Просчитайте общее время, необходимое для презентации докладов всех желающих. В случае, если это время окажется меньше 6 часов, некоторым участникам может показаться бессмысленным преодолевать многие километры ради нескольких часов. Проводя подсчеты времени, которое займут все этапы конференции, включите:

- длительность самой конференции;

- перерывы между докладами;

- время регистрации участников;

- живое общение участников между собой.

В случае если общее время составило более 6-8 часов, лучше разделить конференцию на несколько дней, что включает организацию проживания, питания, культурное времяпровождение, отдых. Для организации подобного мероприятия, советуем Вам собрать рабочие группы и разделить обязанности, при этом назначить координатора, который будет в курсе каждых изменений в организации.

На каждый пункт плана проведения конференции придумайте дополнительное решение непредвиденных ситуаций.

ПРОЖИВАНИЕ

Место проживания приглашенных участников напрямую зависит от места проведения конференции. Вам удастся сохранить финансовые расходы на перемещении и доставке участников, если место проживания и место проведения будут находится в непосредственной близости или даже в одном здании.

Назначьте рабочую группу ответственную за размещение участников, в ее обязанности входит:

- выбор места проживания;

- обработка пожеланий места проживания от некоторых участников;

- бронирование номеров;

- обеспечение дополнительных мест, в случае непредвиденных ситуаций;

- предоставление списков заезжающих отелям;

- подтверждение заселения с администраторами отелей, в отношении количества участников и срока проживания за 2 недели до начала конференции.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ КОНФЕРЕНЦИИ

Наилучшим вариантом места проведения конференции является конференц-зал гостиницы, в которой располагаются Ваши гости. Но вместительность зала должна максимально соответствовать количеству участников, так если предполагаемое количество участников составляет 100 человек, нет смысла арендовать зал с вместительностью в 500.

Преимуществом проведения делового мероприятия в конференц-зале гостиницы, является сочетания трех основных мест в одном здании: номеров участников, конференц-зала и ресторана. Также упрощается организация кофе-брейков.

Для выбора места проведения конференции нужно учесть:

- вместимость зала;

- доступное техническое оборудование и его соответствие требованиям;

- возможность подключения дополнительного оборудования или использования своего;

- месторасположение и его инфраструктура.

РЕГИСТРАЦИЯ

В зависимости от масштабов конференции составляются списки слушателей и докладчиков в соответствии с принятыми онлайн заявками на участие. Пропуск на мероприятие производится в соответствии с наличием пригласительного билета или купленного билета в кассах. Регистрация и оплата взносов также проходит в день конференции незадолго до ее начала у стола регистратора. Там, желающим поучаствовать в конференции в роли слушателей предлагают заполнить регистрационный талон и получить отметку, подтверждающую пройденную процедуру регистрации.

Докладчикам, в соответствии со списками на отдельных столах регистрации выдают, при необходимости, бейдж докладчика.

ЛОГИСТИКА

Задача настоящей группы заключается в поддержании процесса снабжении, а именно: обеспечение перевозок, предоставление инвентаря (бумага, ручки и т.д). Также настоящая группа отвечает за встречу участников конференции в местах их прибытия и доставки их в отель. Рекомендуется арендовать автобусы для комфортабельного передвижения по городу и во избежание затруднений.

Во время конференции данная группа также отвечает за организацию кофе брейков: поставляет освежительные напитки и легкие закуски для участников.

ПЕЧАТНАЯ ПРОДУКЦИЯ

До начала конференции позаботьтесь о раздаточном материале каждому из участников, а именно:

- бейджи при регистрации;

- список всех участников, при необходимости;

- программу конференции;

- примечания для докладчиков;

- ручки и блокноты;

- приглашение на ужин и др. материалы в соответствии с Вашей программой.

Подготовьте опросы для раздачи и заполнения участникам, которые в обязательном порядке необходимо собрать по завершению мероприятия. Также заранее подготовьте сертификаты (одобренные авторитетной ассоциацией), подтверждающие участие в Вашем мероприятии.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Если зал, выбранный Вами уже оснащен всем необходимым оборудованием, обязательно проверьте все техническое обеспечение на соответствие его требованиям.

В день конференции проконтролируйте монтаж и проверьте исправную работу всего оборудования снова.

Позаботьтесь о комплекте запасного оборудования в случае возникновения сбоев в работе.

В задачи команды, ответственной за работу оборудования, также входит предоставление стендов (не забудьте о маркерах!) и стойки необходимых участникам для выступлений.

Мы предоставляем услуги технического оснащения и обслуживания залов, выбранных Вами для проведения мероприятия.

ПИТАНИЕ

В случае, если конференция длится несколько дней, необходимо собрать дополнительную группу ответственную за питание участников. В ее задачи входит:

- планирование меню на все дни конференции;

- планирование банкетного меню, в случае предусмотренной развлекательной программы;

- выбор мест питания;

- учет пожеланий участников.

На последний пункт стоит обратить особое внимание. Среди ваших участников могут оказаться люди, соблюдающие определенную диету, аллергики или попросту вегетарианцы. Решение подобной задачи на месте может вызвать некоторые трудности и задержки, поэтому рекомендуем включить пункт преференций питания в анкету заявки на участие.

КУЛЬТУРНОЕ ВРЕМЯПРОВОЖДЕНИЕ

Позаботьтесь о поездках и экскурсиях связанных и несвязанных с темой конференции. Для делегатов, прибывших в Ваш город впервые, исторические экскурсии будут особенно интересны. Организуйте поездки на интересующие участников заводы и места производства, если это возможно.

Продумайте запасной вариант в случае непогоды.

РАЗВЛЕКАТЕЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Организованный банкет может послужить торжественным завершением конференции.

Для организации данного этапа конференции можно назначить отдельную ответственную группу или поручить выполнение группе, ответственной за питание.

Задачи группы:

- Выбор локации. Место должно быть достаточно для всех участников, а так же для проведения шоу-программы. Позаботьтесь об удобствах мест общего пользования (достаточное количество мест для курения и санитарных узлов);

- Планирование меню с учетом преференций участников.

- Украшение банкетного зала.

- Планирование развлекательной программы. Подбор и заказ артистов, ведущих, фото/видео операторов.

- Подготовка финального аккорда. Это может оказаться большой праздничный торт или пиротехническое шоу.

Мы рады предоставить Вам любые услуги в организации развлекательной части мероприятия.

МЕЖДУНАРОДНЫЕ КОНФЕРЕНЦИИ

Несколько советов по организации международных конференций:

1. Основной язык на котором будет проходить конференция. Это язык, на котором будет говорить председатель и наиболее значимые выступающие. Подобрать верный состав переводчиков поможет анализ масштаба использования второстепенных языков.
2. Виды устного перевода. В зависимости от масштаба конференции , используют два вида устного перевода: синхронный перевод (для конференций с большим количеством участников, которым необходим перевод) и нашептывание; последовательный перевод используется на конференциях не часто.

Для проведения синхронного перевода необходимо специальное оборудование, без которого перевод невозможен (кабинка переводчика синхрониста, наушники с переключаемыми каналами и микрофон). Количество кабинок для перевода зависит от количества языковых пар (русский-английский, русский-немецкий и т.д.). В каждой кабинке одной языковой должно присутствовать два переводчика.

При нашептывании переводчик сидит рядом с лицом, нуждающемся в переводе и производит перевод на его родной язык.

3. Информирование переводчиков. Работа в режиме конференции необычайно сложна для переводчиков. Необходимо предоставить всю требующуюся информацию для перевода, а это:

- повестка дня;

- информация об участвующих компаниях;

- данные об участниках конференции (хотя бы основных);

- список терминов, аббревиатур и сокращений;

- материалы, которые будут рассматриваться на конференции.

4. В день проведения конференции расскажите всем участникам, как пользоваться оборудованием (наушниками, микрофонами).

Мы очень рады, если настоящая статья оказалась Вам полезной! Профессиональные организаторы нашего event-агентства “Переполох” в городе Одессе будут не менее рады помочь Вам в предоставлении услуг при организации и проведении конференции любого масштаба. Мы и наша творческая команда позаботится о том, чтобы Вы всем остались довольны.

Задать вопросы по организации конференции и стоимости предоставляемых услуг Вы можете здесь.

Наши контакты можно узнать, перейдя по ссылке.